Vnitřní oznamovací systém
Vnitřní oznamovací systém Nemocnice Rudolfa a Stefanie Benešov, a.s.
se sídlem: Máchova 400, 256 01 Benešov, IČ: 27253236
(dále jen „Nemocnice)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I.
Úvod
Nemocnice klade velký důraz na dodržování právních předpisů a transparentnost vystupování a jednání všech osob, které se podílejí na její činnosti.
V souvislosti s účinností směrnice Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie a s ohledem na ust. § 8 zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, byl připraven tento vnitřní oznamovací systém, který obsahuje pravidla, která přispějí k dodržování právních předpisů a eliminaci jednání, které není v souladu nejenom s právními nebo vnitřními předpisy.
Systém je založen na bezpečnosti, srozumitelnosti a důvěryhodnosti, aby se zaměstnanci a další osoby neobávali oznamovat svá podezření na protiprávní jednání v rámci Nemocnice.
II.
Pojmy
Vnitřní oznamovací systém (VOS) obsahuje postup a nástroje, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.
Oznamovatel je fyzická osoba, která podá oznámení obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u v Nemocnici a které:
- a) má znaky trestného činu,
- b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100000 Kč,
- c) porušuje tento zákon, nebo
- d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti
- finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
(2) Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je Nemocnici známa.
(3) Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí
- a) závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
- b) služba,
- c) samostatná výdělečná činnost,
- d) výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
- e) výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
- f) plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
- g) správa svěřenského fondu,
- h) dobrovolnická činnost,
- i) odborná praxe, stáž, nebo
- j) výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
(4) Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.
4) Oznamovateli, který poruší důvěrnost uvedených informací nebo uvedené povinnosti mlčenlivosti, nenáleží ochrana. Takový oznamovatel také může být postižen pro protiprávní jednání, kterého se tím dopustil.
5) Při oznamování je nutné sdělovat pouze pravdivé informace. Vědomé oznamování nepravdivých informací je protiprávní a může vést k právnímu postihu.
6) Může se však jednat i o oznámení jiného protiprávního jednání, které s činností Nemocnice nesouvisí, nicméně oznamovatel se o něm dozvěděl v souvislosti s prací.
7) Není důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či ji vykonával v minulosti, nebo se o danou práci pouze ucházel a v rámci tohoto procesu se o protiprávním jednání dozvěděl.
8) Příslušná osoba je osoba odpovědná za přijímání oznámení a nakládání s ním, která posuzuje oznámení a navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě zjištěného protiprávního stavu.
III.
Komu lze oznámit podezřelé jednání (příslušná osoba)
1) Podezřelé jednání se oznamuje tzv. příslušné osobě.
2) Při výkonu své činnosti jedná příslušná osoba nestranně a nezávisle a zachovává důvěrnost totožnosti i informací uvedených v oznámení.
Příslušná osoba:
Jméno a příjmení: PhDr. Jan Kolbaba, technický ředitel
telefon: 317 756 357
e-mail: jan.kolbaba@hospital-bn.cz
IV.
Jak lze oznámit podezřelé jednání
1) Oznámení lze podat následujícími způsoby:
- a) písemně, a to elektronicky nebo poštou,
- b) ústně, a to osobně u příslušné osoby po předchozí domluvě nebo telefonicky.
2) Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal
3) V případě ústního oznámení bude příslušnou osobou pořízena zvuková nahrávka nebo přepis.
4) Oznamovateli bude umožněno se k přepisu vyjádřit.
5) Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je příslušná osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.
V.
Kdy lze oznámení podat a co se bude dít po oznámení
1) Oznámení lze podat kdykoli, a to s podmínkami uvedenými v čl. IV.
2) Příslušná osoba zpravidla vyrozumí oznamovatele do 7 dnů o přijetí oznámení.
3) Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 30 dnů o způsobu vyřízení jeho oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.
VI.
Posouzení oznámení
1) Příslušná osoba posoudí důvodnost a pravdivost oznámení. Za tímto účelem je oprávněna vyžádat si od všech zaměstnanců Nemocnice veškeré potřebné informace.
2) Příslušná osoba posoudí zejména následující otázky:
- a) Spadá oznamované jednání pod definované oblasti?
- b) Dozvěděl se oznamovatel o oznamovaném jednání v souvislosti s prací?
- c) Postačuje oznamované jednání vyřešit interně?
- d) O jaký druh protiprávního jednán se může jednat (přestupek, trestný čin, jiné protiprávní jednání)?
3) Pokud příslušná osoba shledá oznámení důvodné, navrhne řediteli Nemocnice opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení.
4) Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle tohoto zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele
VII.
Ochrana oznamovatele
1) Po celou dobu výše uvedeného procesu musí být zajištěno, aby nebyla prozrazena identita oznamovatele.
2) Dalším prvkem ochrany je zákaz odvetných opatření, a to jak vůči oznamovateli, tak vůči dalším fyzickým i právnickým osobám, např. kolegům, pomocníkům oznamovatele, osobám oznamovateli blízkým, právnickým osobám, jejichž společníkem je oznamovatel atd. Tento zákaz dopadá předně na zaměstnavatele, ale také na další osoby pohybující se v pracovním prostředí.
3) Odvetným opatřením se rozumí jakékoli přímé či nepřímé jednání nebo opomenutí, k němuž dochází v pracovním kontextu, které je vyvolané interním či externím oznámením nebo uveřejněním a které oznamující osobě působí nebo může způsobit neoprávněnou újmu (např. skončení služebního poměru, rozvázání pracovního poměru, výpověď, neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo o pracovní činnosti, odvolání z místa vedoucího zaměstnance, snížení mzdy, platu nebo odměny, diskriminace, přeložení nebo převedení na jinou práci, změna rozvržení pracovní doby a jiné). Je to tedy jakékoliv jednání v pracovním kontextu, které může oznamovateli nebo s ním spřízněným osobám způsobit újmu.
VIII.
Ustanovení o ochraně osobních údajů ve vztahu k oznamování
1) Proces oznamování byl zřízen pro oznamování skutkových stavů relevantních z hlediska dodržování právních předpisů a eliminaci jednání, které není v souladu nejenom s právními předpisy, ale i pravidly interními. V rámci vnitřního oznamovacího systému lze hlásit takové jednání, které může mít závažné trestněprávní důsledky nebo důsledky podle přestupkového práva.
2) Právním základem pro zpracování osobních údajů je článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
3) Druh zpracovávaných osobních údajů: identifikační a kontaktní údaje oznamovatele v závislosti na způsobu oznámení (jméno a příjmení, emailová adresa a/nebo poštovní adresa, záznam hlasu na zvukové nahrávce pořízené při ústním oznámení či zaznamenaný na telefonním záznamníku a/nebo telefonní číslo)
Doba uložení údajů: 5 let ode dne přijetí oznámení
Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: dpo@hospital-bn.cz.